„Наутилекс“ ЕООД, ЕИК 202385493 („Дружеството“), със седалище и адрес на управление: гр. София 1527, район „Оборище“, бул. „Княз Ал. Дондуков - Корсаков“ № 105, ап. 3 и имейл адрес: office@nautilex.bg.
При запитване обработваме контактни данни и описанието на въпроса. Подробностите за двата начина за връзка и AI въпросника са в следващия раздел.
Запитвания чрез сайта и въпросник с AI
Актуализация: 8 септември 2026 г. Този раздел конкретизира общата политика за първоначалните запитвания и има предимство при различие с общите описания на сроковете и технологиите по-долу. Администратор е „Наутилекс“ ЕООД, с данните за контакт, посочени в началото на политиката.
Данни и предназначение
Обработваме името и имейла на запитващото лице, телефон и организация, ако са посочени, предпочитан начин за връзка, избрана област, описание на въпроса, отговори, срок и етап на случая, както и създаденото вътрешно резюме. Името и имейлът са задължителни за изпращане през въпросника. Телефонът е задължителен само при избрана телефонна връзка; организацията е незадължителна. Без задължителните полета запитването не може да се изпрати през въпросника, но можете да се свържете с нас по имейл.
Използваме данните, за да разберем исканото съдействие, да подредим и прегледаме запитването и да отговорим. Те не се използват за рекламни съобщения. Не въвеждайте ЕГН, банкови данни, пароли, здравни данни, данни за присъди, поверителни документи или ненужни данни за други лица. За първоначалното описание използвайте общи обозначения като „служител“ или „съдружник“. Предоставянето на документи и чувствителни подробности се уточнява отделно с кантората.
Правни основания
При запитване от физическо лице за собствено възлагане основанието е предприемането на стъпки по негово искане преди сключване на договор — чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR. За връзка с представители на организации, организационното разпределяне и AI подпомагането на първоначалния преглед се позоваваме на легитимния интерес да разглеждаме и обработваме входящи запитвания; за техническата защита — на интереса да предотвратяваме спам, измами и злоупотреби — чл. 6, пар. 1, б. „е“. Потвърждението „Запознах се“ удостоверява предоставянето на информацията; то не е съгласие за маркетинг или общо съгласие за всякакво обработване.
Как се използва AI
Описанието и отговорите се предават към OpenAI API за подбор на уточняващи въпроси, предложение за категория и вътрешно резюме на български, включително при английско запитване. Обработката започва по време на попълването, преди окончателното изпращане. Отделните контактни полета с име, имейл, телефон и организация не се изпращат към OpenAI. Ако включите такива данни в свободния текст, те ще бъдат предадени заедно с него. Затварянето на въпросника не отменя вече извършената AI обработка.
Резултатите може да съдържат неточности и се преглеждат от човек. Въпросникът не предоставя правен съвет и не приема или отказва възлагане автоматично. Не се вземат решения със значими правни или сходни последици за Вас единствено чрез автоматизирано обработване. Можете да изпратите запитване без този AI въпросник на office@nautilex.bg.
Получатели и международно обработване
Достъп имат оправомощените лица в кантората и доставчиците на хостинг и електронна поща в необходимия за услугата обхват. Сайтът е разположен при Jump.bg. OpenAI получава описаните по-горе данни за AI обработката. Cloudflare Turnstile получава технически сигнали, включително IP адрес, данни за браузъра и връзката и произхода на заявката, за защита срещу ботове. Зарежда се след потвърждението на първия екран. Cloudflare действа като обработващ за защитата на сайта и като самостоятелен администратор за подобряването на разпознаването на ботове, както е описано в информацията за Turnstile.
Услугите на OpenAI и Cloudflare могат да включват обработване извън ЕИП, включително в САЩ. Приложимите договорни гаранции, включително стандартните договорни клаузи за международни трансфери, са описани в допълнението за обработване на данни на OpenAI и допълнението на Cloudflare. Можете да поискате информация и копие от приложимите за обработването гаранции на office@nautilex.bg.
Срокове и защита
Сесията на въпросника изтича 15 минути след започването; изтеклите сесии се почистват при следваща заявка или планираното почистване. Подадените работни записи в добавката се пазят 7 дни от подаването и се почистват по същия ред. Съдържанието им е шифровано и се съхранява извън публичната папка на сайта. Обработват се и идентификатор на сесията, времена, статус на изпращане, версия на информацията и технически броячи за ограничаване на злоупотреби. Сървърните логове се обработват по общите правила за сигурност.
Изпратеното запитване, оригиналните отговори и резюмето постъпват в служебната поща. За запитвания без възлагане кореспонденцията се изтрива 6 месеца след приключването ѝ. При възлагане необходимата информация преминава в досието на клиента и се съхранява по приложимите договорни и законови срокове. При конкретен спор или законово задължение се запазва само необходимото за съответната цел и срок. Резервните копия се използват за възстановяване при инцидент и отпадат при ротацията им; след възстановяване правилата за изтриване се прилагат отново. Почистването на добавката не изтрива служебната поща и резервните копия.
Заявките към OpenAI са с изключено съхраняване на отговора за последващо извличане. Това не означава нулево съхранение: по стандартните правила на доставчика данни за контрол на злоупотребите могат да се пазят до 30 дни, а по-дълго при правно изискване или необходимост за защита от вреди. API данните не се използват за обучение по подразбиране. Подробности: правила за API данните на OpenAI.
Вашите права
Можете да поискате достъп, коригиране, изтриване, ограничаване и, когато е приложимо, преносимост; имате право да възразите срещу обработването въз основа на легитимен интерес по причини, свързани с конкретното Ви положение. Свържете се с office@nautilex.bg. Имате право на жалба до Комисията за защита на личните данни или друг компетентен надзорен орган. За необходимата сесийна бисквитка и техническата защита вижте политиката за бисквитките.
Дружеството, като администратор на лични данни, събира и обработва определена информация за физически лица. Личните данни се състоят от цялата информация, свързана с идентифицирано или подлежащо на идентификация физическо лице. Защитата на личната информация през целия процес на обработка на лични данни е от първостепенно значение за Дружеството.
Настоящата Политика за защита на личните данни („Политика“) е част от „Правилата и процедурите за защита на личните данни“ на Дружеството и урежда как се събират, обработват и съхраняват личните данни, за да са в съответствие с нормативните изисквания. Достъп до пълните правила, политики, инструкции и поддържани регистри може да бъде получен по седалището на Дружеството.
I. Обработване на лични данни
Дружеството обработва лични данни, събрани при осъществяване на неговата дейност.
Действащите нормативни правила за защита се прилагат от Дружеството независимо дали се касае за данни, които се обработват електронно или на хартия. За да бъде обработването на лични данни в съответствие с нормативните изисквания, личните данни се събират и използват основателно, съхраняват се сигурно и Дружеството предприема необходимите организационни и технически мерки за предотвратяване на нарушение в сигурността на данните.
Дружеството обработва лични данни за следните цели:
1. Служители и подизпълнители
По отношение на физическите лица – служители и подизпълнители на Дружеството, се обработват данни за физическата идентичност и за комуникация (име, ЕГН, телефон, имейл, адрес), информация относно образование, трудова дейност, професионален опит, медицинска информация и семейно положение, които данни се събират въз основа на сключен договор и нормативно изискване за събирането на подобна информация, за нуждите на:
- сключване, изпълнение и прекратяване на договор;
- извършване на счетоводно обслужване във връзка със сключения договор;
- упражняване на права и защита на законни интереси във връзка с договора.
3. Клиенти, контрагенти, доставчици и подизпълнители
По отношение на физическите лица – клиенти, контрагенти, доставчици и подизпълнители, както и на физическите лица, представители на такива дружества, се обработват данни за комуникация (име, телефон, имейл, адрес), информация относно образование и професионален опит, собственост, участие в капитала на дружества, които данни се събират въз основа на сключен договор и нормативно изискване за събирането на подобна информация, за нуждите на:
- сключване, изпълнение и прекратяване на договор;
- извършване на счетоводно обслужване във връзка със сключения договор;
- упражняване на права и защита на законни интереси във връзка с договора.
Данните се събират на хартиен носител или по електронен път. Лицата се уведомяват за разпоредбите на тази Политика предварително или в момента на получаване на данните им.
Дружеството не събира лични данни на деца под 16-годишна възраст без изричното съгласие на родител.
Когато личните данни се обработват въз основа на съгласие, получено от субекта на данни, същото може да бъде оттеглено по реда, по който е дадено – с искане в свободен текст обработването на лични данни да бъде прекратено за посочени от субекта цели или с попълване на формуляр за оттегляне на съгласие.
II. Лог файлове, „Бисквитки“, Уеб анализ и социални медии
1. Лог файлове
При всяко използване на интернет, използваният от лицето браузър предава определена информация, която Дружеството съхранява в лог файлове. Тази информация се пази за кратко време, за да се идентифицират смущенията и от съображения за сигурност. Лог файловете, които трябва да се поддържат с доказателствена цел, не се изтриват, докато съответният инцидент (опит за нарушаване или нарушаване на сигурността на данните) не бъде изцяло разрешен, като в отделни случаи могат да бъдат предадени на разследващите органи. Лог файловете се използват и за целите на анализа (без или с непълен IP адрес).
В лог файловете се съхранява по-специално следната информация:
- IP адрес (адрес на интернет протокола) на крайното устройство, използвано за достъп до интернет страницата на Дружеството;
- име на заредените файлове или информация;
- дата и час, както и продължителност на престоя в сайта;
- количество прехвърлени данни;
- операционна система и информация за използвания интернет браузър, включително за инсталираните добавки (напр. Flash Player).
2. „Бисквитки“
„Бисквитките“ са малки текстови файлове, които се записват на използвания от субекта на данни компютър, когато се посещава дадена интернет страница. В случай че имате достъп до тази интернет страница в друг момент, браузърът изпраща обратно съдържанието на „бисквитките“ на съответния предложител и по този начин позволява повторното идентифициране на крайното устройство.
Когато се посещават интернет страниците на Дружеството, субектът е запитван в изскачаща лента за „бисквитки“ (cookie layer pop up), дали желае да разреши „бисквитките“, които са включени на страницата, или желае да ги деактивира в настройките.
В случай че „бисквитките“ се блокират, в браузъра се записва една „бисквитка за отказ“ (opt out cookie). Тази „бисквитка“ служи само за целите на активиране на възражението на субекта. Деактивирането на „бисквитките“ може да забрани отделни функции на интернет страниците на Дружеството.
Дружеството използва следните бисквитки:
- Бисквитки, които съхраняват определени настройки на интернет страницата.
3. Уеб анализ
Към момента Дружеството не използва инструмент за уеб анализ. Ако такъв инструмент бъде въведен в бъдеще, той ще се зарежда само след съответното съгласие, ще бъде конфигуриран с мерки за минимизиране на данните и настоящата политика ще бъде актуализирана.
4. Приставки за социални мрежи
Сайтът не използва вградени социални приставки. Обикновените връзки към външни професионални профили предават данни към съответната платформа едва след като потребителят ги последва.
5. Външни връзки
Интернет страниците на Дружеството могат да съдържат връзки към страници на трети страни. Ако субектът на данни кликне върху връзката, Дружеството няма инструменти за влияние върху обработването на данните, изпратени от субекта към третата страна, поради което Дружеството не поема отговорност за обработването на такива лични данни от трети страни.
III. Прехвърляне на данни
Личните данни могат да бъдат препращани на обработващ лични данни във връзка със счетоводното обслужване на Дружеството, хостинг на данни. Всички доставчици на услуги са задължени да запазват поверителност, да съблюдават нормативните разпоредби и да прилагат правилата и политиките на Дружеството за защита на личните данни.
Дружеството не осъществява трансфер на лични данни в държави извън Европейския съюз.
IV. Права на лицата, чиито данни се обработват от Дружеството
Дружеството предоставя информация на субектите на данни в кратка, прозрачна, разбираема и лесно достъпна форма, на ясен и прост език. Дружеството предоставя информацията на лицата писмено или по друг начин, включително с електронни средства.
Дружеството предоставя на лицата безплатно информация относно действията, предприети във връзка с искане относно упражняването на правата им, в срок от един месец от получаване на искането. При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията. Дружеството информира лицето за всяко такова удължаване в срок от един месец от получаване на искането, като посочва и причините за забавянето.
Ако Дружеството откаже да предприеме действия по искането, същото уведомява лицето в срок от един месец от получаване на искането за причините да не предприеме действия и за възможността за подаване на жалба до Комисията за защита на личните данни.
Когато исканията на лицето са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост, Дружеството може да наложи такса, като взема предвид административните разходи за предоставяне на информацията или комуникацията или предприемането на исканите действия.
Правата на субектите на лични данни са, както следва:
1. Право на информация и достъп
Всяко лице има право да получи от Дружеството потвърждение дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните и свързаната с тях информация. Дружеството предоставя на лицето копие от личните данни, които се обработват.
2. Право на корекция и заличаване
Субектът на данни има право да поиска от Дружеството коригиране на неточни лични данни, отнасящи се до него, без неоправдано отлагане. Вземайки предвид целите на обработката, субектът има право да поиска допълване на непълни лични данни, включително чрез предоставяне на допълнителна декларация.
Субектът има правото да поиска изтриване на свързаните с него лични данни, освен когато изтриването на данните би довело до накърняване на чужди права и интереси, включително на Дружеството, или е налице нормативно задължение за съхранението им.
Когато Дружеството е направило личните данни обществено достояние и е задължено да ги изтрие, то предприема разумни стъпки, включително технически мерки, за да уведоми администраторите, обработващи личните данни, че засегнатото лице е поискало изтриване от тези администратори на всички връзки, копия или реплики на неговите лични данни.
4. Ограничаване на обработката
Субект на данни, чиито данни се обработват от Дружеството, има право да изиска от Дружеството ограничаване на обработването при условията, при които се упражнява правото на заличаване.
5. Възражение срещу обработката на данни
Субект на лични данни има право да възразява срещу обработката на данни по всяко време, освен когато обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или обработването е за целите на легитимните интереси на Дружеството или на трета страна.
Възражението срещу директния маркетинг е безусловно и се прилага от Дружеството в разумен срок.
В случай че личните данни се обработват само на основание съгласието на субекта на данни, същият има право да оттегли това съгласие с незабавно действие. Законосъобразността на обработката на данните преди оттеглянето на съгласието остава непроменена.
6. Преносимост на данни
Всеки субект на лични данни има право да получава данните, които са налични при Дружеството, в структуриран, често използван и машинно четим формат или – ако е технически осъществимо – да поиска Дружеството да прехвърли тези данни на трета страна.
7. Право на жалба пред Комисията за защита на личните данни
Субектът на данни има право да подаде жалба до Комисията за защита на личните данни на адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, телефон: 02/91-53-518, имейл: kzld@cpdp.bg.
V. Унищожаване
Счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от Дружеството в следните срокове:
- ведомости за заплати – 50 години;
- счетоводни регистри и финансови отчети – 5 години;
- документи за данъчно-осигурителен контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
- всички останали носители – 5 години.
След изтичането на срока за съхранението им данните се унищожават възможно най-бързо посредством унищожаването на хартиените носители чрез шредиране, а на техническия носител – чрез заличаване и изтриване на съответните файлове от тях.
VI. Допълнителна разпоредба
Дружеството запазва правото си да променя мерките за сигурност и защита на данните, ако това се налага поради техническо развитие с цел по-добрата защита на данните. В такива случаи Дружеството ще измени съответно политиката за защита на данните и ще актуализира съответно текущата версия на известието за защита на данните.